Anforderungen:
Ermittlung und Prüfung der Kundenanforderungen vor Angebotsabgabe
Berücksichtigung von Lieferterminen, Lade- und Entladezeiten sowie besonderen Transportvorgaben
Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen, insbesondere im Transport- und Zollbereich
Auswahl geeigneter und qualifizierter Subunternehmer
Sicherstellung der Erreichbarkeit und Kommunikation mit Kunden und Transportpartnern
Vollständige Dokumentation der Auftragsabwicklung in der eingesetzten Speditionssoftware
Sicherstellung einer termingerechten, kundenorientierten und nachvollziehbaren Abwicklung
Prozesskriterien für die Abnahme:
Auftrag wurde entsprechend den Kundenanforderungen disponiert und durchgeführt
Termine für Abholung und Zustellung wurden eingehalten oder Abweichungen wurden aktiv kommuniziert
Statusmeldungen an den Kunden erfolgten gemäß Prozessvorgabe
Ablieferbeleg liegt vor und ist dokumentiert
Eingangsrechnungen der Subunternehmer sowie Ausgangsrechnungen an den Kunden sind vollständig vorhanden
Die gesamte Auftragsdokumentation ist im System vollständig hinterlegt
Reklamationen oder Abweichungen wurden erfasst und bearbeitet
Ressourcen:
Qualifizierte Mitarbeitende in Disposition, Vertrieb und Verwaltung
Freigegebene und bewertete Subunternehmer sowie Partnernetzwerk
Speditionssoftware Gehr Mannheim einschließlich Servicemonitor
Lokaler Server mit Dateiablage und Datensicherung
VPN-Zugang und gesicherter Remote-Zugriff
Gemeinsame Postfächer für Kundenkommunikation und interne Abstimmung
Telefon, E-Mail, Internetzugang und Website-Anbindung zur Sendungsverfolgung
Versicherungen sowie Factoring-Partner zur finanziellen Absicherung
Prozessteuerung:
Kundenanfragen werden geprüft, kalkuliert und zeitnah beantwortet
Aufträge werden nach Auftragseingang in der Software erfasst und dokumentiert
Geeignete Subunternehmer werden anhand von Erfahrung, Partnernetzwerk und Bewertungen ausgewählt
Die Transportdurchführung wird über die Software überwacht
Kunden werden proaktiv über relevante Statusänderungen informiert
Alle auftragsbezogenen Unterlagen, E-Mails und Nachweise werden systemseitig dokumentiert
Bei Abweichungen, Verspätungen oder Schäden erfolgt eine geregelte Kommunikation sowie Bearbeitung durch die verantwortlichen Stellen
Reklamationen werden durch die Geschäftsführung oder deren Vertretung bearbeitet
Relevante Daten werden gesichert und gegen unbefugten Zugriff geschützt
Bewertung von Änderungen:
Die Beschreibung ist ausreichend zur Produktion unserer Produkte. Änderungen werden der Leitung gemeldet die unbeabsichtigte Folgen bewertet und notwendige Maßnahmen ergreift zum Ausschluss von negativen Auswirkungen.
Anforderungen:
Prüfung der Kundenanforderungen und der angefragten Dienstleistung
Klärung von Art, Umfang, Termin und besonderen Vorgaben der Leistung
Einhaltung gesetzlicher, behördlicher und vertraglicher Anforderungen
Auswahl geeigneter externer Dienstleister oder Subunternehmer
Sicherstellung der termingerechten und nachvollziehbaren Durchführung
Laufende Abstimmung mit dem Kunden bei Abweichungen oder Änderungen
Dokumentation der erbrachten Leistung und der zugehörigen Nachweise
Ressourcen:
Qualifizierte Mitarbeitende zur Koordination und Überwachung
Geeignete externe Dienstleister, Subunternehmer und Partner
Speditionssoftware und vorhandene IT-Systeme zur Dokumentation
Telefon, E-Mail und gemeinsame Postfächer zur Kommunikation
Lokaler Server, Dateiablage und gesicherter Remote-Zugriff
Vorlagen, Nachweise und auftragsbezogene Unterlagen
Versicherungen und vertragliche Regelungen zur Absicherung
Prozessteuerung:
Anfragen werden entgegengenommen, geprüft und im System erfasst
Anforderungen und Rahmenbedingungen werden mit dem Kunden abgestimmt
Geeignete Dienstleister werden anhand von Erfahrung, Eignung und Verfügbarkeit ausgewählt
Die Durchführung wird koordiniert und überwacht
Der Kunde wird bei Verzögerungen, Abweichungen oder Rückfragen unverzüglich informiert
Änderungen im Ablauf werden mit der Leitung und dem Kunden abgestimmt
Nach Abschluss wird die Leistung auf Vollständigkeit und Erfüllung der Anforderungen geprüft
Dokumentierte Informationen:
Kundenanfragen und Beauftragungen
Angebote und Auftragsbestätigungen
Angaben zu eingesetzten Dienstleistern oder Subunternehmern
Kommunikationsnachweise mit Kunden und Partnern
Leistungsnachweise, Ablieferbelege oder sonstige Bestätigungen
Rechnungen, Eingangsbelege und zugehörige Unterlagen
Reklamationen, Abweichungen und eingeleitete Maßnahmen
Dokumentation von Änderungen und Freigaben
Die Beschreibung ist ausreichend zur Durchführung unserer Dienstleistungen. Änderungen werden mit der Leitung und mit dem Kunden besprochen und mögliche negative Auswirkungen besprochen. Die Änderungen werden bewertet und Maßnahmen schriftlich kommuniziert.